使途とは？/ アットローン
[ 517] ライフハック テンプレート：＃003 使途不明時間撲滅シート - ITmedia Biz.ID
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0709/06/news002.html
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メールやSNSなど、あなたの注意を引くものが氾濫するのが現在の仕事環境です。そうした誘惑に惑わされず、きっちり集中して作業をすることが求められています。 そこでお勧めしたいのが「使途不明時間撲滅シート」です。これは1日、あなたが何をしたかを淡々と記録していくだけのシートです。数10分から数時間の単位で「書類作成」「ミーティング」「休憩」「食事」「睡眠」などと書き込んでいくだけです。 ただそれだけですが、これを続けていると自分が何をしていたかを常に記憶していなくてはいけないので「あれ、今何をしていたっけ？」という時間がなくなります。常にこのシートを手元において自分が何をしているのかを把握することにより、効率的な作業を心がけましょう。 注意しなくてはいけないのはここに書くのは作業をした「実績」であって、「予定」ではない点です。必ず作業をした「後」に書き込むようにしましょう。そのほかに細かいルールは特にありません。常に手元において自分の作業実績を淡々と記録しましょう。つけはじめたその日から効果が出るはずです。 チームメイトと予定を共有する「ペアスケジューリング」のポイントは、「予定だけでなく実績のカレンダーも作る」ことです。こうしてお互いの予定と実績を見せ合う効果を考察します。 3分LifeHacking：他人の作った書類を閲覧する営業報告の日報や、見積書、契約書、請求書、稟議書……。社内文書としてテンプレートを用意している会社もあるだろうが、テンプレートにできないような報告書の類もありそうだ。そんな時、他人の作った書類が何かの参考になるかもしれない。 シゴトハック研究所：どこから手をつければいいかわからなくて困る【問題編】新しく入ってくる新入社員の研修担当を任されることになったカホコさん。しかし全く準備ができないまま、直前に。そんなときにマサヨシ課長が行ったアドバイスとは？ 仕事耕具：芯先を円錐形に保つ――三菱鉛筆が“回転”シャープペン「クルトガ」発売三菱鉛筆は新開発のシャープ内部機構により、文字を書くたびにシャープ芯が少しずつ回転するシャープペン「クルトガ」を発売する。 ひとりで作るネットサービス：「子育てマイアルバム」を作ったのは元“子連れニート”――荒木稔さんわが子の誕生が人生を見つめ直すきっかけになり、一時は“子連れニート”の道を選んだ荒木さん。親になった経験を生かし、やりたいことの1つを実現したものが、ケータイを使って子供の成長を見守ることができる「子育てマイアルバム」というサービスだ。そんな荒木さんにサービスを開始するまでの経緯と現在、そして今後の展望について聞いた。 厳しいプロジェクトで、「この辺で頑張れば何とか」とか思いながら、無謀な計画を立てた経験はないか。まさにそれが失敗への誘い道 自分を「凝り性」と表現する元研究者。並列処理を研究すること約10年、開発者へとキャリアチェンジ。そのターニングポイントとは？ |
[ 518] ITmedia Biz.ID：使途不明時間が多くて困る【理論編】
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0608/03/news044.html
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無計画のまま追われるように仕事をしていると、あっという間に時間が過ぎてしまい、後から振り返っても何をしていたのか思い出せなくなったりします。仕事を始める前に、仕事の“コース”と時間の“在庫”を確認しておきましょう。 状況説明：忙しく仕事をしていて、ふと我に返った時に「この1時間、自分は具体的に何と何をしていたんだろう？」という疑問にぶつかることがあります。例えば、想定外のトラブル発生によりメール返信や電話応対に追われてしまい、追われるままに時間が過ぎてしまう、という状況です。 もちろん、トラブルは想定しきれるものではないですし、このような対応を求められることもありますので、「このような状況をいかに防ぐか」ではなく、「このような状況をいかに冷静に乗り切るか」というアプローチで考えてみます。 人間ですので、ある程度の忙しさになってくると“勢い”というものが生まれます。“勢い”があると、それがない時には到底できないようなことがいとも簡単にできてしまいます。 これは仕事を押し進める上では有効ではありますが、“勢い”のどさくさにまぎれて本来しようと思っていたタスクが後回しになったり、一時的に時間感覚がマヒしたりするなど、結果を振り返ってみると、肝心の予定していた仕事はいっこうに進んでいない、ということになりがちです。 “勢い”に乗っていても、気にしておきたいのは時間の“在庫”とでも言うべき、その日に仕事に使える時間の総量です。仮に1日に8時間を総量とすると、その日にすべき仕事の合計時間が8時間を超えそうな場合は、その分だけ在庫を確保しておく必要があります。その手段としては残業であったり、他の人に手伝ってもらうなどが考えられますが、いずれにしても早い段階で必要な“追加発注量”を把握しておきたいものです。 仮にある1つの仕事だけを8時間続けて行う、ということであれば特に必要はありませんが、たいていはいくつかの仕事を並行して行うことが多いでしょう。どの仕事をどのような順番で行うかの段取りをあらかじめ決めておく、言い換えればスケジュールを立てておくことが不可欠です。スケジュールを立てた時点で“追加発注”が必要か否かがわかりますので、このタイミングで必要な手を打つことができます。 スケジュールを立てることの実態は、その日に自分が何をするのかを確認すると同時に、どのようなことが起こるかを予測することでもあります。予測と言っても、未来を予知するわけではなく、これまでの実績をベースにしてこれを延長させる形でこれから起こることを想定します（そのためにも作業記録が欠かせません）。 たくさんあるタスクに対して、どのような順番で、どれだけの“時間予算”を割り当てればいいのかを一通り明らかにしておくわけです（図1）。 これが明らかになっていれば、勢いがついてきても“コース”からはみ出すことなくゴールに向かってまっすぐに進むことができます（“コース”を外れてしまうことが時間感覚のマヒを生み出すのですが、そもそも“コース”が認識できていなければ、つまり作業イメージが描けていなければそこから外れていることにも気づけないでしょう）。 “コース”が整備されていれば、仮に冒頭のようなトラブルに見舞われて一時的に“コース”から外れることになったとしても、トラブルが収束した後の復帰がスムーズにできるはずです。なぜならトラブルによって失われた時間がどれだけ“予算”を超過したのか、そして具体的に何時間分のタスクが残っているかがわかるからです。 トラブル収束の後というのは、「やれやれ」という安心感があるせいか、なかなか本来の“コース”に復帰することが難しくなるものですが、具体的に例えば「あと4時間分のタスクが残っている」という数字で把握できていれば、これをゼロにしなくては、という気持ちが生まれるわけです。 さらに、トラブル対応を含めた一連の作業実績（何時から何時まで具体的に何をやったか）を記録しておくことにより、何時間分のダメージを受けたのかを後から振り返ることができ、今後の役に立てることができるでしょう（図2）。 仕事を楽しくする研究日誌「シゴタノ！」管理人。日々の仕事を楽しくするためのヒントやアイデアを毎日紹介するほか「言葉にこだわるエンジニア」をモットーに、Webサイト構築・運営、システム企画・開発、各種執筆・セミナーなど幅広く活動中。近著に『「手帳ブログ」のススメ』（翔泳社）がある。 仕事がスケジュールから遅れていますが、どのくらいの時間がかかるか見積もれないタカフミ君。ノリオ課長はExcelを使った仕事の見積もり法を伝授しますが……。 3分LifeHacking：他人の作った書類を閲覧する営業報告の日報や、見積書、契約書、請求書、稟議書……。社内文書としてテンプレートを用意している会社もあるだろうが、テンプレートにできないような報告書の類もありそうだ。そんな時、他人の作った書類が何かの参考になるかもしれない。 シゴトハック研究所：どこから手をつければいいかわからなくて困る【問題編】新しく入ってくる新入社員の研修担当を任されることになったカホコさん。しかし全く準備ができないまま、直前に。そんなときにマサヨシ課長が行ったアドバイスとは？ 仕事耕具：芯先を円錐形に保つ――三菱鉛筆が“回転”シャープペン「クルトガ」発売三菱鉛筆は新開発のシャープ内部機構により、文字を書くたびにシャープ芯が少しずつ回転するシャープペン「クルトガ」を発売する。 ひとりで作るネットサービス：「子育てマイアルバム」を作ったのは元“子連れニート”――荒木稔さんわが子の誕生が人生を見つめ直すきっかけになり、一時は“子連れニート”の道を選んだ荒木さん。親になった経験を生かし、やりたいことの1つを実現したものが、ケータイを使って子供の成長を見守ることができる「子育てマイアルバム」というサービスだ。そんな荒木さんにサービスを開始するまでの経緯と現在、そして今後の展望について聞いた。 厳しいプロジェクトで、「この辺で頑張れば何とか」とか思いながら、無謀な計画を立てた経験はないか。まさにそれが失敗への誘い道 自分を「凝り性」と表現する元研究者。並列処理を研究すること約10年、開発者へとキャリアチェンジ。そのターニングポイントとは？ |
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